3. Registro contable
El PGC se inclina por contabilizar las existencias por un método especulativo con desglose de cuentas. Esto significa que las entradas al almacén se registrarán contablemente a precio de coste, mientras que las salidas lo harán a precio de venta. A medida que se vayan realizando operaciones de esta naturaleza, se utilizarán cuentas de «Compras» (subgrupo 60) y de «Ventas» (subgrupo 70), según se trate.
En el capítulo 3, «Gastos e ingresos. Determinación del resultado del ejercicio» , se explicó cómo las cuentas representativas de éstos –en este caso, compras y ventas– permitían determinar el resultado del período, sin más que traspasar sus saldos a la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias», por lo que no aparecerían en el balance de la fecha de cierre. Sin embargo, en el balance han de figurar las existencias que posee la empresa.
Para designar las existencias que la empresa tiene en su poder, se utilizarán cuentas integrantes del grupo 3, «Existencias» , que deben figurar en el activo del balance valoradas al precio de adquisición o al coste de producción. Al final del período, habrá que proceder a dar de baja las existencias poseídas al comienzo del ejercicio y, también, a dar de alta las existentes en ese momento. Las contrapartidas de estas bajas y estas altas se representan contablemente por medio de cuentas de los subgrupos 61 ó 71, «Variación de existencias», vistas en el referido capítulo. Posteriormente, los saldos de las cuentas de ambos subgrupos se traspasarán a la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias».
EJEMPLO 1
«PRIMA, SA», constituida en noviembre de X1, se dedica a la compraventa de libros. Durante ese año, ha adquirido 5.000 libros a 10 u.m./libro, que paga entregando un talón bancario. Al cierre del ejercicio, estos libros formaban parte de su inventario.
Se pide:
Efectuar las anotaciones que procedan en la contabilidad de «PRIMA, SA».
En primer lugar, «PRIMA, SA» contabilizará la adquisición de los libros:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Compras de mercaderías (600) (5.000 x 10) | 50.000 | |
| Bancos, c/c a la vista (572) | 50.000 |
Al cierre del ejercicio deberá reflejar el inventario final de existencias, que en el caso que nos ocupa son todas:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Mercaderías (300) (5.000 x 10) | 50.000 | |
| Variación de existencias de mercaderías (610) | 50.000 |
La cuenta de «Mercaderías» aparece en el activo del balance de situación reflejando el importe de las existencias que «PRIMA, SA» tiene en este momento. Las cuentas 600, «Compras de mercaderías» y 610, «Variación de existencias» se abonarán y cargarán, respectivamente, en el proceso de regularización.
EJEMPLO 2
En el año X2, «PRIMA, SA» realiza las siguientes operaciones, que cobra y paga mediante las oportunas transferencias bancarias:
- Vende los libros que había en el almacén a 20 u.m./libro.
- Compra 10.000 libros a 12,5 u.m./libro. Posteriormente, vende la mitad de éstos a 25 u.m./libro.
Se pide:
Contabilizar los hechos anteriores.
Antes de proceder a su registro contable, hay que advertir que las existencias iniciales son las finales del año anterior, valoradas en 50.000 u.m. Por lo tanto, habrá que cargar la cuenta de «Mercaderías» en el asiento de apertura del año X2.
«PRIMA, SA» realizará las siguientes anotaciones contables:
Por las ventas de los libros que tenía del año anterior:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos, c/c a la vista (572) | 100.000 | |
| Ventas de mercaderías (700) (5.000 x 20) | 100.000 |
Por las compras del año X2:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Compras de mercaderías (600) (10.000 x 12,5) | 125.000 | |
| Bancos, c/c a la vista (572) | 125.000 |
Por las ventas del año X2:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos, c/c a la vista (572) | 125.000 | |
| Ventas de mercaderías (700) (5.000 x 25) | 125.000 |
Por la eliminación de las existencias iniciales del año X2:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Variación de existencias de mercaderías (610) | 50.000 | |
| Mercaderías (300) | 50.000 |
Con el asiento anterior hemos conseguido dejar con saldo cero la cuenta 300, «Mercaderías», que hasta el momento reflejaba las existencias iniciales.
Por las existencias finales:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Mercaderías (300) (5.000 x 12,5) | 62.500 | |
| Variación de existencias de mercaderías (610) | 62.500 |
Mediante este asiento, la cuenta de «Mercaderías» pasará a presentar un saldo de 62.500 u.m., que coincide con el importe de las existencias finales y que es el importe por el que figurará en el balance de situación.
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